Pisaliśmy poprzednio o ograniczeniu wysokości odpisów amortyzacyjnych. W dzisiejszym artykule kontynuujemy zagadnienie dotyczące rozliczania w podatku dochodowym kosztów dotyczących samochodów osobowych używanych na potrzeby firmowe w kontekście kosztów ich używania.
Koszty używania należy rozpatrywać w trzech aspektach:
- Koszty używania samochodu firmowego
- Koszty używania samochodu prywatnego podatnika
- Koszty używania samochodu pracownika
Ad. 1
W art. 23 ust. 1 pkt 46a updof i art. 16 ust. 1 pkt 51 updop wprowadzona została reguła ograniczająca wysokość wydatków z tytułu używania samochodu osobowego zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Na podstawie tych przepisów za koszty uzyskania przychodów uznaję 75% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania firmowego samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej.
Przy ocenie, czy samochód jest używany do tzw. Celów mieszanych, należy uwzględnić stosowne przepisy. Zgodnie z art. 23 ust. 5f i 5g updof oraz art. 16 ust. 5f i 5g updop, za samochód osobowy używany do celów mieszanych należy uznać samochód, co do którego podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, chyba, że nie jest on zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem sytuacji, o której mowa w art. 76a ust.5 pkt 2 lit. a ustawy o VAT.
Na gruncie ustawy o VAT, podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu m.in., w przypadku gdy korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT (nie ma on wówczas prawa do odliczania podatku naliczonego). W takiej sytuacji może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów pełną kwotę wydatków związanych z eksploatacją firmowych samochodów osobowych, jeżeli korzystając z takiego zwolnienia, używa ich wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS.
Z uwzględnieniem limitu w wysokości 75% rozliczeniu podatkowemu podlegają wydatki z tytułu używania zarówno samochodów osobowych stanowiących środki trwałe, jak i wykorzystywanych w firmie na podstawie umów cywilno-prawnych (np. najmu czy leasingu). Pojęcie „wydatków poniesionych z tytułu używania samochodu osobowego” nie zostało zdefiniowane w przepisach, jednakże za takie wydatki można uznać w szczególności wydatki na nabycie paliwa, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i zakup części zamiennych, wymianę płynów, opłaty za przejazdy autostradami, badania diagnostyczne, remont powypadkowy auta czy wynajem garażu/miejsca postojowego.
Ad. 2
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną może na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej wykorzystywać samochody osobowe będące jego własnością, które jednak nie stanowią środków trwałych podlegających ujęciu w ewidencji środków trwałych. W przypadku, kiedy taki samochód wykorzystywany jest również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, wydatki z tytułu kosztów używania samochodu prywatnego oraz składki na ubezpieczenie takiego samochodu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% poniesionych wydatków. W tym limicie uwzględnia się też podatek VAT, który nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku VAT.
Ad. 3
Podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, nie mniej, w takim przypadku obowiązują szczególne zasady ustalania kosztów podatkowych.
Co istotne, wydatki związane z przejazdem pracownika w podróży służbowej prywatnym samochodem elektrycznym, hybrydowym oraz napędzanym wodorem podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości.
Zgodnie z przepisami (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop), kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:
- w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości nieprzekraczającej tzw. Kilometrówki
- w jazdach lokalnych – w wysokości nieprzekraczającej kilometrówki albo w kwocie nieprzekraczającej miesięcznego ryczałtu pieniężnego
Kilometrówka to kwota wynikająca z pomnożenia liczny faktycznie przejechanych kilometrów i ustawowo określonej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia tej ewidencji obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W przypadku braku takiej ewidencji, ponoszone wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury stawki za 1 km przebiegu wynoszą:
- 0,89 zł – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 m3
- 1,15 zł – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m3
W przypadku ryczałtu, oblicza się go jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. O wysokości limitu kilometrów decyduje liczba mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.