BlogKarolina Chalczyńska

Koszty używania samochodów w firmie – kiedy i w jakiej wysokości stanowią KUP?

Pisaliśmy poprzednio o ograniczeniu wysokości odpisów amortyzacyjnych. W dzisiejszym artykule kontynuujemy zagadnienie dotyczące rozliczania w podatku dochodowym kosztów dotyczących samochodów osobowych używanych na potrzeby firmowe w kontekście kosztów ich używania.

Koszty używania należy rozpatrywać w trzech aspektach:

  1. Koszty używania samochodu firmowego
  2. Koszty używania samochodu prywatnego podatnika
  3. Koszty używania samochodu pracownika

Ad. 1

W art. 23 ust. 1 pkt 46a updof i art. 16 ust. 1 pkt 51 updop wprowadzona została reguła ograniczająca wysokość wydatków z tytułu używania samochodu osobowego zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Na podstawie tych przepisów za koszty uzyskania przychodów uznaję 75% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania firmowego samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej.

Przy ocenie, czy samochód jest używany do tzw. Celów mieszanych, należy uwzględnić stosowne przepisy. Zgodnie z art. 23 ust. 5f i 5g updof oraz art. 16 ust. 5f i 5g updop, za samochód osobowy używany do celów mieszanych należy uznać samochód, co do którego podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, chyba, że nie jest on zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem sytuacji, o której mowa w art. 76a ust.5 pkt 2 lit. a ustawy o VAT.

Na gruncie ustawy o VAT, podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu m.in., w przypadku gdy korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT (nie ma on wówczas prawa do odliczania podatku naliczonego). W takiej sytuacji może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów pełną kwotę wydatków związanych z eksploatacją firmowych samochodów osobowych, jeżeli korzystając z takiego zwolnienia, używa ich wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS.

Z uwzględnieniem limitu w wysokości 75% rozliczeniu podatkowemu podlegają wydatki z tytułu używania zarówno samochodów osobowych stanowiących środki trwałe, jak i wykorzystywanych w firmie na podstawie umów cywilno-prawnych (np. najmu czy leasingu). Pojęcie „wydatków poniesionych z tytułu używania samochodu osobowego” nie zostało zdefiniowane w przepisach, jednakże za takie wydatki można uznać w szczególności wydatki na nabycie paliwa, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i zakup części zamiennych, wymianę płynów, opłaty za przejazdy autostradami, badania diagnostyczne, remont powypadkowy auta czy wynajem garażu/miejsca postojowego.

Ad. 2

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną może na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej wykorzystywać samochody osobowe będące jego własnością, które jednak nie stanowią środków trwałych podlegających ujęciu w ewidencji środków trwałych. W przypadku, kiedy taki samochód wykorzystywany jest również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, wydatki z tytułu kosztów używania samochodu prywatnego oraz składki na ubezpieczenie takiego samochodu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% poniesionych wydatków. W tym limicie uwzględnia się też podatek VAT, który nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku VAT.

Ad. 3

Podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, nie mniej, w takim przypadku obowiązują szczególne zasady ustalania kosztów podatkowych.

Co istotne, wydatki związane z przejazdem pracownika w podróży służbowej prywatnym samochodem elektrycznym, hybrydowym oraz napędzanym wodorem podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

Zgodnie z przepisami (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop), kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

  1. w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości nieprzekraczającej tzw. Kilometrówki
  2. w jazdach lokalnych – w wysokości nieprzekraczającej kilometrówki albo w kwocie nieprzekraczającej miesięcznego ryczałtu pieniężnego

Kilometrówka to kwota wynikająca z pomnożenia liczny faktycznie przejechanych kilometrów i ustawowo określonej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia tej ewidencji obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W przypadku braku takiej ewidencji, ponoszone wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury stawki za 1 km przebiegu wynoszą:

  • 0,89 zł – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 m3
  • 1,15 zł – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m3

W przypadku ryczałtu, oblicza się go jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. O wysokości limitu kilometrów decyduje liczba mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

BlogKarolina Chalczyńska

Ograniczenie odpisów amortyzacyjnych samochodów osobowych

Rozliczanie w podatku dochodowym kosztów dotyczących samochodów osobowych używanych na potrzeby firmowe

Ustawa o PIT oraz ustawa o CIT zawierają regulacje ograniczające zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków (kosztów) dotyczących samochodów osobowych. Pod pojęciem samochodu osobowego należy rozumieć pojazd samochodowy, o którym mowa w ustawie – Prawo o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu maksymalnie 9 osób (łącznie z kierowcą), z wyjątkiem pojazdów wymienionych w art. 5a pkt 19a updof i art. 4a pkt 9 updop.

W tym artykule poruszymy kwestie amortyzacji ww. samochodów.

Samochód osobowy podlega amortyzacji, bez względu na rodzaj napędu, o ile kwalifikuje się do środków trwałych w rozumieniu art. 22a ust. 1 updof i art. 16a ust. 1 updop. Odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22a-22o updof oraz art. 16a-16m updop, przy czym podlegają one ograniczeniom zawartym w art. 23 ust. 1 pkt 4 updof i art. 16 ust. 1 pkt 4 updop. Wspomniane przepisy określają limity amortyzacji obowiązujące w odniesieniu do samochodów osobowych:

  • będących pojazdami elektrycznymi lub napędzanymi wodorem
  • wyposażonych w silnik spalinowy

Wynikiem tego, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

  • 225.000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz napędzanym wodorem
  • 150.000 zł – jeżeli emisja spalin (CO2) silnika spalinowego samochodu osobowego wynosi mniej niż 50 g na kilometr
  • 100.000 zł – jeżeli emisja spalin (CO2) silnika spalinowego samochodu osobowego jest równa lub wyższa niż 50 g na kilometr (do dnia 31 grudnia 2025 r. nie było takiego rozgraniczenia)

Należy przy tym pamiętać, że limit kosztów z tytułu amortyzacji samochodu osobowego z silnikiem spalinowym zależny od emisji CO2 obowiązuje od 1 stycznia 2026 r.

Nowych regulacji nie stosuje się do samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do 31 grudnia 2025 r.

Co ważne, omówione przepisy nie dotyczą samochodów osobowych używanych na potrzeby firmowe w oparciu o umowę leasingu operacyjnego, gdyż ich dla celów podatkowych nie wprowadza się do ewidencji środków trwałych, a w konsekwencji – nie amortyzuje. Okoliczność wprowadzenia takich samochodów do ewidencji na podstawie przepisów o rachunkowości nie ma tutaj znaczenia.

Co w przypadku samochodów hybrydowych, tj. aut o napędzie spalinowo-elektrycznym, w którym energia elektryczna jest akumulowana przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania? W stosunku do takich aut również należy stosować kryterium emisyjności. Jest to spowodowane tym, że takie samochody nie mieszczą się w pojęciu samochodu elektrycznego.

WAŻNE!

Limity kosztów z tytułu amortyzacji samochodów osobowych nie mają zastosowania, jeżeli działalność prowadzona przez podatnika polega na oddawaniu samochodu osobowego w odpłatne używanie na podstawie np. umowy leasingu albo umowy najmu.

BlogKarolina Chalczyńska

Obowiązek wysłania JPK_PD po likwidacji działalności

Wysyłka plików JPK_PD za rok zakończenia działalności

Na tle zmian i pojawienia się nowego obowiązku dla podatników (tj. obowiązek wysyłania pliku JPK_PD za rok podatkowy 2026) powstało pytanie, co w sytuacji likwidacji działalności w trakcie roku 2026? Czy ten obowiązek nadal ciąży na podatniku?

Zgodnie z przepisami, księgi i ewidencje podmiotów wymienionych w art. 9 ust. 1c i 1e ustawy o PDOP (tj. podatników CIT oraz spółek niebędących osobami prawnymi) oraz w art. 24a ust. 1e ustawy o PDOF (tj. osób fizycznych oraz spółek osobowych osób fizycznych) powinny być prowadzone elektronicznie za 2026 r., jeśli na dzień ich założenia w 2026 r. podatnik wysyła ewidencję JPK_V7M.

Powstało pytanie, czy jeśli ww. podmioty zostaną zlikwidowane w 2026 r. przed końcem ich przyjętego roku podatkowego/obrotowego, to czy powinny wysłać odpowiednie pliki JPK_PD w terminach:

  • Podmioty określone w ww. art. 9 ust. 1c i ust. 1e ustawy PDOP – do końca siódmego miesiąca po zakończeniu stosownego roku podatkowego/obrotowego
  • Podmioty określone w ww. art. 24a ust. 1e ustawy o PDOF – do dnia 31 lipca następnego roku (w przypadku ksiąg rachunkowych) lub dnia złożenia zeznania za ten rok (podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów)?

Ministerstwo Finansów udzieliło w tym zakresie następujących wyjaśnień:

„(…) na gruncie ustawy o PIT obowiązek prowadzenia elektronicznie ksiąg podatkowych (ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych) i ich przesyłania w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK) mają m. in. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych wykonujące działalność gospodarczą. Analogiczny obowiązek dotyczy podatników podatku dochodowego od osób prawnych oraz spółek niebędących osobami prawnymi w odniesieniu do prowadzonych ksiąg rachunkowych.

W wyniku nowelizacji ze sutkiem od 1 lipca 2026 r. księgi prowadzone na gruncie ustawy o PIT będą przesyłane w formie plików JPK po zakończeniu roku podatkowego w terminie:

  • Do dnia upływu terminu złożenia zeznania za rok podatkowy, tj. do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym – w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
  • Do dnia 31 lipca – w przypadku ksiąg rachunkowych

Z kolei na gruncie ustawy o CIT księgi rachunkowe będą przesyłane w formie plików JPK po zakończeniu roku podatkowego (w przypadku podatników CIT) lub obrotowego (w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi) w terminie do końca siódmego miesiąca po zakończeniu stosownego okresu rozliczeniowego.

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązkiem elektronicznego prowadzenia ksiąg podatkowych i ich przesyłania w formie JPK na gruncie ustawy o PIT zostały objęte podmioty zobowiązane do przesyłania plików JPK V7M. Analogicznymi obowiązkami na gruncie ustawy o CIT od 1 stycznia 2026 r. w zakresie ksiąg rachunkowych, zostali objęci podatnicy CIT oraz spółki niebędące osobami prawnymi obowiązani do przesyłania plików JPK V7M, którzy nie podlegali tym obowiązkom za rok 2025.

W przypadku zakończenia działalności gospodarczej w trakcie 2026 r. przez osobę fizyczną prowadzącą taką działalność na własne nazwisko, osoba ta będzie obowiązana do przeslania ksiąg w formie pliku JPK w zależności od rodzaju przesyłanych ksiąg, w terminie odpowiednio: do 30 kwietnia 2027 lub 31 lipca 2027 r.

Przepisy o podatku PIT nie przewidują regulacji dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych w formie pliku JPK  na własne nazwisko, np. w formie spółki jawnej. Oznacza to, że w przypadku likwidacji takiej spółki w trakcie 2026 r. nie wystąpi obowiązek przesłania ani w trakcie, ani po zakończeniu roku podatkowego, ksiąg podatkowych w formie pliku JPK za 2026 r.

Z kolei w przypadku likwidacji podatnika CIT lub spółki niebędącej osobą prawną w trakcie 2026 r. podmiot ten będzie zobowiązany do przesłania ksiąg rachunkowych w formie pliku JPK w terminie do końca siódmego miesiąca po zakończeniu stosownego okresu rozliczeniowego.”

Budzi to pewne wątpliwości co do podstawy prawnej takiej interpretacji w stosunku do np. spółek jawnych osób fizycznych, bowiem w zakresie podatników PIT prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek, jak i podatników CIT oraz spółek niebędących osobami prawnymi przepisy ustawy o podatku dochodowym (PIT i CIT) tych kwestii również nie regulują. W odniesieniu do tego, wymagane są dodatkowe wyjaśnienia.

BlogKarolina Chalczyńska

Planowane zmiany w VAT i ułatwienia w PIT i CIT

Planowane zmiany w VAT
Nowelizacja ustawy o VAT – w Senacie

W dniu 17 lipca 2026 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Mocą ustawy nowelizującej w ustawie o VAT przewidziano m.in.:

  • likwidację niektórych obowiązków nałożonych na podatników (np. składania odrębnej informacji o dokonanym spisie z natury, zapłaty VAT w ciągu 14 dni od wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu),
  • rozszerzenie zakresu odpowiedzialności solidarnej nabywcy za zaległości podatkowe sprzedawcy,
  • wprowadzenie instytucji tzw. składu VAT, stanowiącej uproszczenie rozliczenia i poboru VAT dla podmiotów prowadzących działalność w obszarze międzynarodowego obrotu towarowego,
  • wprowadzenie przepisów umożliwiających dokonywanie tzw. e-odprawy w terminalu TAX FREE na potrzeby zwrotu VAT,
  • zmiany w przepisach dotyczących rejestracji podatników VAT i kas rejestrujących,
  • zmianę sposobu klasyfikacji towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT z Polskiej Klasyfikacji Towarów i Usług (PKWiU) na rzecz Nomenklatury Scalonej (CN).

Ustawa nowelizująca ma co do zasady wejść w życie od 1 stycznia 2027 r. (zaznaczamy, że projekt ustawy nowelizującej zakładał, że wejdzie ona w życie co do zasady od 1 października 2026 г.).

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zawierającej rozwiązania ułatwiające realizację obowiązków w CIT і PIT

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl) zamieszczono informację z 21 lipca 2026 r. o przyjęciu przez Radę Ministrów projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jak wskazano, projekt ten upraszcza obowiązki informacyjne dla przedsiębiorców dotyczące cen transferowych, tj. rozliczeń pomiędzy firmami należącymi do tej samej grupy kapitałowej, a także ogranicza sankcje za płatności na niewłaściwy rachunek. Nowe rozwiązania mają ograniczać obowiązki administracyjne, zmniejszać koszty prowadzenia działalności gospodarczej i ułatwiać wywiązywanie się z obowiązków informacyjnych.

Jak czytamy w tej informacji:

„(…) Mniej sankcji za płatności na niewłaściwy rachunek

Przedsiębiorcy nie będą już tracić prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, jeśli zapłacą kontrahentowi na rachunek spoza tzw. białej listy podatników VAT lub z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności. „Biała lista” to prowadzony przez administrację skarbową wykaz rachunków bankowych przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT.

Prostsze podpisywanie informacji o cenach transferowych

Informację TPR, czyli formularz zawierający dane o rozliczeniach między podmiotami powiązanymi, będzie mógł podpisać pełnomocnik przedsiębiorcy na takich samych zasadach jak inne deklaracje podatkowe. Nie będzie już obowiązku podpisywania dokumentu m.in. przez członka zarządu lub określonych pełnomocników zawodowych.

Mniej obowiązków dla mikro i małych przedsiębiorców

Mikro i mali przedsiębiorcy nie będą musieli podawać w informacji TPR wskaźników opisujących sytuację finansową firmy. Dzięki temu przygotowanie dokumentów będzie prostsze i zajmie mniej czasu.

Jaśniejsze stosowanie przepisów

Projekt doprecyzowuje przepisy dotyczące korekt cen transferowych pomiędzy polskimi podmiotami powiązanymi oraz składania korekt formularza TPR. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mieli większą pewność odnośnie możliwości korygowania cen transferowych oraz formularza TPR.

Nowe przepisy mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Uproszczenia dotyczące informacji TPR będą miały zastosowanie do informacji TPR składanych za rok 2026. Jednocześnie zniesienie sankcji w podatkach dochodowych dotyczących pominięcia płatności na rachunek z białej listy podatników VAT lub mechanizmu podzielonej płatności ma wejść w życie od 1 stycznia 2027 r.”

Powyższe zmiany przewiduje projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – nr z wykazu prac legislacyjnych RCL – UDER107 (obecnie projekt z 15 lipca 2026 r.).

BlogKarolina Chalczyńska

Propozycja zmian w mechanizmie split payment

Podwyższenie kwoty limitu w MPP – propozycja zmiany

Na podstawie art. 108a ust. 1a ustawy o VAT przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.

Do Sejmu wpłynął poselski projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo przedsiębiorców oraz ustawy o podatku od towarów i usług (nr RPW/13263/2026).

Projekt ten przewiduje bezpośrednie odesłanie ww. przepisów ustawy o VAT do przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców. Zatem wyrazy kwotę 15.000 zł” zastąpi się wyrazami „kwotę, o której mowa w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców”.

Zgodnie z propozycją limit jednorazowej wartości transakcji płatności gotówkowych określony w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.) ma wzrosnąć z obecnych 15.000 zł do kwoty 25.000 zł. Oznacza to również, że limit w MPP miałby wzrosnąć z 15.000 zł do 25.000 zł.

W uzasadnieniu do projektu ww. ustawy czytamy m.in.:

„(…) ustawa o podatku od towarów i usług w artykule 108a ustęp 1a wskazywała cyfrowo kwotę 15.000 złotych i wchodziła w życie w terminie zbliżonym do kwotowego określenia limitu płatności gotówkowych w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami.

Zasadnym jest, aby przy niniejszej nowelizacji określić także próg aktywacji obowiązkowego split paymentu poprzez dynamiczne odesłanie do artykułu 19 punkt 2 Prawa przedsiębiorców.

Oznacza to, że w przyszłości nie będzie konieczności nowelizacji ustawy o VAT w celu dostosowania jej do zmienianych warunków gospodarczych a polskie prawo gospodarcze stanie się bardziej spójne i przejrzyste poprzez funkcjonowanie jednej kwoty jako limitu dla różnych obowiązków. Dzięki odesłaniu do limitu kwotowego z art. 19 pkt 2 Prawa Przedsiębiorców, który zostanie zwiększony o wskaźnik inflacji uczestnicy obrotu gospodarczego, obracając towarami wrażliwymi, zafakturowanymi na przykład na kwotę 24.500 złotych brutto, zyskają pełne uprawnienie do uregulowania tych zobowiązań w formie zwykłego przelewu bankowego lub gotówki (choć ta forma w obrocie wrażliwym jest rzadka z innych przyczyn kontrolnych), bez widma sankcji administracyjnych rzędu 30% dodatkowego zobowiązania podatkowego. Korelatywnie, sankcje wyłączenia podatku naliczonego i nakładania podwyższonych o 150% odsetek karnych od zaległości MPP zostaną w naturalny sposób zmitygowane nowym progiem 25.000 złotych.

Biorąc pod uwagę, że nowelizacja wejdzie w życie w czasie, gdy wszyscy podatnicy podatku VAT będą już zobowiązani do stosowania systemu KSeF, to podniesienie limitu nie powinno powodować negatywnych skutków dla ściągalności podatków.

Podniesienie limitu dla obowiązkowego mechanizmu split payment z uwzględnieniem wskaźnika inflacji od czasu jego wprowadzenia jest uzasadnione także tym, że jest wiązek uciążliwy dla podatników, szczególnie tych mniejszych, a wskutek inflacji obejmuje coraz większą część transakcji a tym samym jest coraz bardziej dotkliwy dla podatników (…)„.

Powyższe zmiany miałyby wejść w życie od 1 stycznia 2027 r. Należy jednak podkreślić, że projekt przewidujący opisane zmiany został dopiero skierowany do Sejmu. Oznacza to, że znajduje się na początkowym etapie procesu legislacyjnego, a jego ostateczny kształt może jeszcze ulec zmianie. W konsekwencji na obecnym etapie nie można przesądzić, czy proponowane rozwiązania zostaną uchwalone i wejdą w życie.

maszyny
BlogKarolina Chalczyńska

Zakup środka trwałego na raty z zastrzeżeniem prawa własności w umowie

Spółka z o.o. nabyła maszynę o wartości przekraczającej 10.000 zł. Zgodnie z zawartą umową zakupu, płatność została rozłożona na raty, przy czym maszyna pozostaje własnością sprzedawcy do momentu uregulowania ostatniej raty. Pomimo takiego zastrzeżenia w umowie, maszyna jest już użytkowana przez spółkę na potrzeby prowadzonej działalności. Czy zatem możliwe jest ujęcie jej w ewidencji bilansowej środków trwałych oraz dokonywanie odpisów amortyzacyjnych?
Dla celów bilansowych, maszynę zakupioną na raty z zastrzeżeniem prawa własności, spółka może przyjąć na stan środków trwałych w dacie przekazania do używania, a następnie rozpocząć jej amortyzację. Inaczej sytuacja ta rozpatrywana jest pod względem podatkowym. Do momentu przeniesienia prawa własności połączonego z zapłatą ostatniej raty, spółka nie może uznawać takiego składnika za środek trwały oraz naliczać od jego wartości początkowej odpisów amortyzacyjnych. W związku z tym, dokonywane w księgach rachunkowych odpisy amortyzacyjne nie będą uznawane za koszt uzyskania przychodów.

1. Skutki podatkowe zastrzeżenia prawa własności w umowie zakupu

W świetle art. 16a ust. 1 updop, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c tej ustawy, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu ora inne przedmioty, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywan przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu zwane środkami trwałymi.
Ponadto, na podstawie art. 16a ust. 2 pkt 3 updop, amortyzacji podlegają składniki majątku niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, zwane środkami trwałymi, jeże są wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą na podstawie umowy leasingu określonej w art. 17a pkt 1 updop, zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników, oraz zgodnie z przepisami rozdziału 4a te ustawy, odpisów amortyzacyjnych dokonuje podatnik jako korzystający.
Z przepisów podatkowych wynika więc, że amortyzacja – co do zasady – dotyczy składników majątku stanowiących własność lub współwłasność podatnika, przeznaczonyc do wykorzystywania w działalności gospodarczej.
Natomiast do momentu przeniesienia prawa własności połączonego z zapłatą ostatniej raty, spółka nie może uznawać takiego składnika za środek trwały oraz naliczać od jego wartości początkowej odpisów amortyzacyjnych. Stanowisko takie potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 22 maja 2025 r., nr 0114-KD|P2-1.4010.192.2025.1.KW, w której czytamy:
„(..) z umowy zakupu (na raty, zaliczki) może wynikać, że własność składnika majątku (w przedmiotowym przypadku Maszyny) przechodzi na nabywcę dopiero z chwilą spłaty ostatniej raty/części płatności. Jest to tzw. zastrzeżenie prawa własności, które zostało unormowane w art. 589-591 Kodeksu cywilnego.
(..) W świetle art. 589 K.c., jeżeli sprzedawca zastrzegł sobie własność sprzedanej rzeczy ruchomej aż do uiszczenia ceny, poczytuje się w razie wątpliwości, że przeniesienie własności rzeczy nastąpiło pod warunkiem zawieszającym. Gdy rzecz zostaje kupującemu wydana, zastrzeżenie własności powinno być stwierdzone pismem. Jest ono skuteczne względem wierzycieli kupującego, jeżeli pismo ma datę pewną(art. 590 § 1 К.c.).
Jeśli zatem w zawartej umowie przewidziano, że Spółka nabędzie własność składnika majątku (Maszyny) dopiero po zapłacie całej należności, to oznacza, że zakupiony składnik do czasu uiszczenia ostatniej raty pozostaje własnością sprzedawcy (nawet pomimo wydania tej rzeczy kupującemu). Takie zastrzeżenie powoduje, iż do czasu spłaty całkowitej ceny zakupiony składnik majątku (Maszyna) będący przedmiotem umowy nie może zostać zaliczony do środków trwałych. Nie spełnia on bowiem definicji środka trwałego zawartej w (…) art. 16a ust. 1 updop, na podstawie którego środkiem trwałym może być taki składnik majątku, który stanowi własność lub współwłasność podatnika. Skutkuje to tym, że podatnik do czasu spłaty ostatniej raty, czyli do momentu, gdy nabyty składnik majątku stanie się jego własnością, nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych (…)”.

2. Bilansowe rozliczenie zakupu środka trwałego z zawartym w umowie zastrzeżeniem prawa własności

Z definicji zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości wynika, że środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomiczne użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeb jednostki. Z kolei przez aktywa – w myśl definicji określonej w art. 3 ust. 1 pkt 12 ww. usta wy – rozumie się kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.
Uwzględniając powyższe definicje, dla celów bilansowych, przy ocenie, czy dany składnik jest aktywem trwałym, tytuł własności nie ma kluczowego znaczenia. Najważniejsze jest to, czy jednostka może tym składnikiem dysponować i czerpać z niego w przyszłości korzyści ekonomiczne.
Zatem maszynę zakupioną na raty z zastrzeżeniem prawa własności spółka może przyjąć na stan środków trwałych w dacie przekazania do używania. Rozpoczęcie amortyzacji nastąpi na zasadach ogólnych, określonych w art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to znaczy nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania. W tej sytuacji odpisy amortyzacyjne dokonywane dla celów bilansowych nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych, dlatego konto analityczne służące do ewidencjonowania odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego można oznaczyć jako „Amortyzacja – NKUP”.

BlogKarolina Chalczyńska

Grupowe ubezpieczenia na życie pracowników

Grupowe ubezpieczenie na życie to jeden z najczęściej oferowanych benefitów pracowniczych. W zależności od przyjętego modelu finansowania, tj. w zależności od tego czy finansowane jest ono w całości przez pracodawcę, pracownika, czy też finansowane w formule mieszanej – wiążą się z tym określone skutki podatkowe oraz obowiązki w zakresie rozliczeń składkowych.
Finansowanie składek przez pracodawcę, w całości lub w części, wymaga za każdym razem indywidualnej oceny pod kątem powstania przychodu ze stosunku pracy,a tym samym prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz oskładkowania. Równolegle pojawia się kwestia właściwego ujęcia tych zdarzeń w księgach rachunkowych jednostki. Przeanalizujemy powyższe zagadnienia, ze szczególnym uwzględnieniem praktycznych aspektów ich rozliczania.

1. Opodatkowanie i oskładkowanie grupowych ubezpieczeń na życie

W świetle art. 12 ust. 1 updof, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przepis ten wskazuje, że przychodem ze stosunku pracy nie jest jedynie wynagrodzenie za pracę, ale także inne przysporzenia majątkowe, takie jak nieodpłatne świadczenia, czy też świadczenia częściowo odpłatne. W rezultacie wartość nieodpłatnych świadczeń jest jednym z elementów uwzględnianych przez pracodawcę – zgodnie z obowiązującymi przepisami – przy comiesięcznym ustalaniu podstawy obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ponadto, Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. syg. akt K 7/13. orzekł, że za przychód pracownika z nieodpłatnych świadczeń mogą być uznane świadczeniam które łącznie spełniają następujące warunki:

  • zostały spełnione za zgodą pracownika (tj. skorzystał z nich w pełni dobrowolnie)
  • zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
  • korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów)

Podczas weryfikacji, czy w przypadku sfinansowania pracownikowi grupowego ubezpieczenia na życie wskazane wyżej warunki są spełnione, należy w pierwszej kolejności ustalić, kto jest uprawniony do świadczeń wynikających z takiego ubezpieczenia. Jeżeli uprawnionym jest pracownik, a otrzymanie świadczenia następuje za jego zgodą (czyli korzysta z niego dobrowolnie), przy czym świadczenie to jest spełniane w jego interesie i przynosi mu wymierną korzyść o indywidualnie przypisanej wartości, to sfinansowanie przez pracodawcę składki na grupowe ubezpieczenie na życie powoduje powstanie po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy.

Przykładem sytuacji, kiedy to po stronie pracownika nie powstaje przychód ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnych świadczeń jest np. objęcie pracowników grupowym ubezpieczeniem OC na podstawie umowy bezimiennej, otwartej, bez określonej listy osób objętych tym ubezpieczeniem i finansowanie im składek na to ubezpieczenie.
Jednakże, w większości przypadków pracodawca powinien kwotę zapłaconej (finansowanej przez niego) składki na grupowe ubezpieczenie na zycie doliczyć do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za dany miesiąc oraz opodatkować. Należy przy tym pamiętać, że choć ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje odrębnego zwolnienia podatkowego dla tego rodzaju przychodu, to pracownik może skorzystać ze zwolnienia w ramach innych, przysługujących mu ulg, m.in. z ulgi dla młodych, seniorów, rodzin 4+, czy osób powracających z zagranicy.

Rozatrując zagadnienie na płaszczyźnie składek ZUS – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych). Przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne mają też zastosowanie do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników. W przykładzie omawianym powyżej, pracodawca ma także obowiązek naliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Istnieją okoliczności, kiedy omawiany przychód może skorzystać z wyłączenia z oskładkowania. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca dofinansowuje pracownikom ubezpieczenie na życie, ale nie finansuje go w całości. Zwolnienie z oskładkowania będzie możliwe, jeśli zostaną spełnione określone warunki. Oskładkowaniu nie podlegają korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające m.in. na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Takie stanowisko potwierdza Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w interpretacjach indywidualnych z 6 grudnia 2023 r., znak DI/200000/43/1146/2026 oraz z 7 kwietnia 2023r., znak WPI/200000/43/342/2023.

Należy również dodać, że dla celów VAT, bez względu na to, czy pracodawca sfinansuje pracownikom ubezpieczenie na życie w całości czy w części, nie wykazuje podatku należnego z tytułu takiego ubezpieczenia. U pracodawcy bowiem nie dochodzi do nabywania usług ubezpieczeniowych, a następnie ich odsprzedaży pracownikom. Takie zdarzenie jest neutralne na gruncie VAT.

2. Kwalifikacja i ujmowanie składek w kosztach działalności jednostki

W przypadku, gdy jednostka finansuje swoim pracownikom składki na grupowe ubezpieczenia na zycie w całości bądź w części, to poniesione na ten cel wydatki obciążają w tej części koszty działalności operacyjnej, tzn. odpowiednie konto w zespole 4 i/lub 5. W ramach kont zespołu 4, finansowane przez pracodawcę składki ubezpieczenia grupowego ujmuje się na koncie 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Z kolei, w ramach kont zespołu 5, kwotę sfinansowanej przez pracodawcę składki odnosi się na konto 55 „Koszty zarządu”. W przypadku opłacania składki co miesiąc, ujmuje się ten koszt w okresach miesięcznych. Natomiast, w przypadku opłacenia składki jednorazowo (np. z góry za cały rok), wskazane jest rozliczać taki koszt w czasie za pomocą konta 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Składkę w części, którą pokrywa pracownik ujmuje się na koncie rozrachunkowym.

Wszelkie treści udostępniane na naszym blogu są treściami opracowanymi indywidualnie, przez osoby. Wszystkie zagadnienia zawsze są weryfikowane i analizowane przez doświadczone osoby, posiadające odpowiednie wykształcenie. Treści nie są tworzone przez AI, bazując na niesprawdzonych źródłach.

źródło: Zeszyty metodyczne rachunkowości, wydawnictwo podatkowe GOFIN