Grupowe ubezpieczenie na życie to jeden z najczęściej oferowanych benefitów pracowniczych. W zależności od przyjętego modelu finansowania, tj. w zależności od tego czy finansowane jest ono w całości przez pracodawcę, pracownika, czy też finansowane w formule mieszanej – wiążą się z tym określone skutki podatkowe oraz obowiązki w zakresie rozliczeń składkowych.
Finansowanie składek przez pracodawcę, w całości lub w części, wymaga za każdym razem indywidualnej oceny pod kątem powstania przychodu ze stosunku pracy,a tym samym prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz oskładkowania. Równolegle pojawia się kwestia właściwego ujęcia tych zdarzeń w księgach rachunkowych jednostki. Przeanalizujemy powyższe zagadnienia, ze szczególnym uwzględnieniem praktycznych aspektów ich rozliczania.
1. Opodatkowanie i oskładkowanie grupowych ubezpieczeń na życie
W świetle art. 12 ust. 1 updof, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przepis ten wskazuje, że przychodem ze stosunku pracy nie jest jedynie wynagrodzenie za pracę, ale także inne przysporzenia majątkowe, takie jak nieodpłatne świadczenia, czy też świadczenia częściowo odpłatne. W rezultacie wartość nieodpłatnych świadczeń jest jednym z elementów uwzględnianych przez pracodawcę – zgodnie z obowiązującymi przepisami – przy comiesięcznym ustalaniu podstawy obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Ponadto, Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. syg. akt K 7/13. orzekł, że za przychód pracownika z nieodpłatnych świadczeń mogą być uznane świadczeniam które łącznie spełniają następujące warunki:
- zostały spełnione za zgodą pracownika (tj. skorzystał z nich w pełni dobrowolnie)
- zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów)
Podczas weryfikacji, czy w przypadku sfinansowania pracownikowi grupowego ubezpieczenia na życie wskazane wyżej warunki są spełnione, należy w pierwszej kolejności ustalić, kto jest uprawniony do świadczeń wynikających z takiego ubezpieczenia. Jeżeli uprawnionym jest pracownik, a otrzymanie świadczenia następuje za jego zgodą (czyli korzysta z niego dobrowolnie), przy czym świadczenie to jest spełniane w jego interesie i przynosi mu wymierną korzyść o indywidualnie przypisanej wartości, to sfinansowanie przez pracodawcę składki na grupowe ubezpieczenie na życie powoduje powstanie po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy.
Przykładem sytuacji, kiedy to po stronie pracownika nie powstaje przychód ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnych świadczeń jest np. objęcie pracowników grupowym ubezpieczeniem OC na podstawie umowy bezimiennej, otwartej, bez określonej listy osób objętych tym ubezpieczeniem i finansowanie im składek na to ubezpieczenie.
Jednakże, w większości przypadków pracodawca powinien kwotę zapłaconej (finansowanej przez niego) składki na grupowe ubezpieczenie na zycie doliczyć do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za dany miesiąc oraz opodatkować. Należy przy tym pamiętać, że choć ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje odrębnego zwolnienia podatkowego dla tego rodzaju przychodu, to pracownik może skorzystać ze zwolnienia w ramach innych, przysługujących mu ulg, m.in. z ulgi dla młodych, seniorów, rodzin 4+, czy osób powracających z zagranicy.
Rozatrując zagadnienie na płaszczyźnie składek ZUS – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych). Przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne mają też zastosowanie do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników. W przykładzie omawianym powyżej, pracodawca ma także obowiązek naliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Istnieją okoliczności, kiedy omawiany przychód może skorzystać z wyłączenia z oskładkowania. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca dofinansowuje pracownikom ubezpieczenie na życie, ale nie finansuje go w całości. Zwolnienie z oskładkowania będzie możliwe, jeśli zostaną spełnione określone warunki. Oskładkowaniu nie podlegają korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające m.in. na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Takie stanowisko potwierdza Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w interpretacjach indywidualnych z 6 grudnia 2023 r., znak DI/200000/43/1146/2026 oraz z 7 kwietnia 2023r., znak WPI/200000/43/342/2023.
Należy również dodać, że dla celów VAT, bez względu na to, czy pracodawca sfinansuje pracownikom ubezpieczenie na życie w całości czy w części, nie wykazuje podatku należnego z tytułu takiego ubezpieczenia. U pracodawcy bowiem nie dochodzi do nabywania usług ubezpieczeniowych, a następnie ich odsprzedaży pracownikom. Takie zdarzenie jest neutralne na gruncie VAT.
2. Kwalifikacja i ujmowanie składek w kosztach działalności jednostki
W przypadku, gdy jednostka finansuje swoim pracownikom składki na grupowe ubezpieczenia na zycie w całości bądź w części, to poniesione na ten cel wydatki obciążają w tej części koszty działalności operacyjnej, tzn. odpowiednie konto w zespole 4 i/lub 5. W ramach kont zespołu 4, finansowane przez pracodawcę składki ubezpieczenia grupowego ujmuje się na koncie 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Z kolei, w ramach kont zespołu 5, kwotę sfinansowanej przez pracodawcę składki odnosi się na konto 55 „Koszty zarządu”. W przypadku opłacania składki co miesiąc, ujmuje się ten koszt w okresach miesięcznych. Natomiast, w przypadku opłacenia składki jednorazowo (np. z góry za cały rok), wskazane jest rozliczać taki koszt w czasie za pomocą konta 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Składkę w części, którą pokrywa pracownik ujmuje się na koncie rozrachunkowym.
Wszelkie treści udostępniane na naszym blogu są treściami opracowanymi indywidualnie, przez osoby. Wszystkie zagadnienia zawsze są weryfikowane i analizowane przez doświadczone osoby, posiadające odpowiednie wykształcenie. Treści nie są tworzone przez AI, bazując na niesprawdzonych źródłach.
źródło: Zeszyty metodyczne rachunkowości, wydawnictwo podatkowe GOFIN